Mr.B R Chaudhary vs Ministry Of Railways on 19 August, 2011

                        In the Central Information Commission 
                                                       at
                                                 New Delhi

                                                                               File No: CIC/AD/A/2011/001189




Date  of Hearing :  August 19, 2011

Date of Decision :  August 19, 2011


Parties:

           Applicant

           Shri B.R.Chaudhary
           Om Neelkanthtirth CHS
           Flat No.104
           Near Kalyan Janta Sahakari Bank
           Rambaug Lane No.4
           Rambaug
           Kalyan (W) 421 301

           The Applicant was present at NIC Studio, Mumbai


           Respondents

           Central Railway
           Divisional Railway Manager's Office
           Personnel Branch, CST
           Mumbai

           Represented by : Shri Dileep Kharad, PIO
                                      ­ NIC Studio, Mumbai

           (Respondent arrived late due to change of NIC studio and was heard after the Appellant left)




                   Information Commissioner     :   Mrs. Annapurna Dixit
___________________________________________________________________
                        In the Central Information Commission
                                                             at
                                                    New Delhi
                                                                                          File No: CIC/AD/A/2011/001189


                                                         ORDER

Background

1. The   Applicant   filed   an   RTI   Application   dt.20.10.10   with   the   PIO,   DRM   Office,   Central   Railway, 

Mumbai seeking the copy of his service record file, copy of his personal file and the certified copy of 

charge sheet with reference to the result of his promotion  which was issued on 17.8.04 but was kept 

in sealed cover as intimated to him in response to an earlier RTI   application.   Shri S.K.Panigrahi, 

APIO replied on 26.10.10 stating that the xerox copies of SR containing 12 pages can be provided on 

payment of prescribed fees.  He added that record of personal file could not be located even after a 

diligent   search.   He   also   provided   information   against   point   3.     The   Applicant   filed   an   appeal 

dt.26.11.10   with   the   Appellate   Authority   stating   that   information   provided   against   point   1   is 

incomplete, 2 has been  denied and against 3 is misleading.  Shri Ved Prakash, Appellate Authority 

replied on 21.2.11.  The Applicant filed a second appeal dt.20.4.11 before CIC reiterating his request 

for a copy of his personal file. 

Decision

2. During the hearing, the Respondent reiterated that even after a thorough search they have not been 

able  to   find  the  personal    file   of the    Appellant.  He however stated that as  per  practice all  the 

important papers available in the personal file had been removed and placed in the Service record 

after   the   retirement   of   the   employee   and  that   these   papers   have  already   been  provided   to   the 

Appellant. He also admitted  that as far as he knows there are no guideline/instructions stipulating the 

period of retention of personal files. 

3. The Commission laments at the fact that a personal file of an employee who had retired only last year 

in 2010 is not traceable.  What is apparent is the total  disregard in the  Public Authority  for  proper 

management of  files.  It is high time that a time frame for retention of personal records is introduced 

in   the   schedule   for   preservation   of   records,   if   not   already   done,   and   circulated   throughout   the 
Railways by the competent authority.  It is equally important that  a record of files being destroyed as 

per the schedule is maintained by the concerned office. 

4. In the instant case,  the PIO to  lodge an FIR with the Police  about the missing file after confirming 

once again that the file is indeed not traceable.   The PIO   thereafter to provide an affidavit to the 

Commission with a copy to the Appellant affirming the non­availability of the file.   The PIO also to 

include in  the affidavit his submission  during the hearing about the possibility of the file having been 

weeded out and that there are no specific instructions with regard to preservation of personal files. 

The fact that all ‘important’ papers which have been removed  from the personal file and have been 

placed in the service record may also be stated in the affidavit along with a list of the ‘important’ 

papers.     The affidavit along with a copy of the FIR to reach the Commission/Appellant by 25.9.11 

and the Appellant to submit a compliance report to the Commission by 26.9.11.

4. The appeal is disposed of with the above directions.

(Annapurna Dixit)
Information Commissioner
Authenticated true copy 

(G.Subramanian)
Deputy Registrar
Cc:

1. Shri B.R.Chaudhary
Om Neelkanthtirth CHS
Flat No.104
Near Kalyan Janta Sahakari Bank
Rambaug Lane No.4
Rambaug
Kalyan (W) 421 301

2. The Public Information Officer
Central Railway
Divisional Railway Manager’s Office
Personnel Branch, CST
Mumbai

3. The Appellate Authority
Central Railway
Divisional Railway Manager’s Office
Personnel Branch, CST
Mumbai

4. Officer in charge, NIC

Note:   In   case,   the   Commission’s   above   directives   have   not   been   complied   with   by   the   Respondents,   the 
Appellant/Complainant may file a formal complaint with the Commission under Section 18(1) of the RTI­Act, giving 
(1) copy of RTI­application, (2) copy of the Commission’s decision, and (3) any other documents which he/she 
considers to be necessary for deciding the complaint. In the prayer, the Appellant/Complainant may indicate, what 
information has not been provided.