Mr.P P Baby vs Ministry Of Information And … on 26 April, 2010

                               Central Information Commission

                                                                                                        CIC/AD/A/2010/000279
                                                                                                           Dated April 26, 2010


Name of the Applicant                                        :     Shri P.P.Baby


Name of the Public Authority                                 :     M/o Information & Broadcasting


Background

1. The Applicant filed his RTI application dt.24.8.09 with the CPIO, M/o Information & Broadcasting 

seeking information with regard to his seniority. Shri S.K.Garg, CPIO replied on 23.9.09 stating that 

the   Applicant’s   earlier   representation  regarding  fixation  of  seniority  in   STS  grade  of   IB(E)S  was 

received in the Ministry and the same was also referred to DoP&T for advice but, in turn, they have 

desired   to   know   whether   the   de­reservation  of   posts  was   formally   approved   by  the  Govt.    The 

relevant file, however,   is not traceable despite best efforts.   The PIo stated that efforts are being 

made to lay hands on the old records to find out  whether de­reservation was approved.  DGAIR has 

also been requested to locate their file in which de­reservation was approved and DPC for STS grade 

was convened.  Their reply is awaited.  As soon as the relevant file is found, the representation will 

be examined and decided in consultation with DoP&T etc.  The PIO further added that in the original 

DPC of 1990­91, the Applicant was not considered as he did not figure in the consideration zone at 

that   point   of   time.     But   the   reserved   vacancies   in   that  DPC  could   not  be  filled   up   for   want   of 

availability of candidates from reserved categories.  But subsequently a decision was taken to fill up 

the vacant posts subject to de­reservation.  In this DPC, the Applicant’s name was considered and 

that panel has been treated as a separate panel and has been kept below the original panel of 1990­

91.  It is, thus, not clear whether de­reservation was actually approved by DoP&T or not.  Hence the 

RTI application can be finally replied only when the old records are traced out. Not satisfied with this 

reply,   the   Applicant   filed   an   appeal   dt.12.10.09   with   the   Appellate   Authority   stating   that   the 

information furnished by CPIO is incomplete, incorrect and irrelevant and requested for point wise 

information. On not receiving any further   reply, he filed a second appeal dt.31.12.09 before CIC 

reiterating his request for the information.

2. The Bench of Mrs. Annapurna Dixit, Information Commissioner, scheduled the hearing for April 26, 

2010.  

3. Shri S.P.Sharma, CPIO and Shri V.K.Bhardwaj, Appellate Authority represented the Public Authority.

4. The Applicant was heard by audio conferencing.

Decision

5. The Commission after hearing both sides,  directs the PIO to provide an affidavit to the Commission 

with a copy to the Appellant stating that the information sought is not available as the old records, 

almost 20 years old  are missing and giving reasons for their non­availability. The Commission,  with 

the powers vested on it under Section 18(2) of the RTI Act, directs the PIO, in the absence of the 

records, to enquire into the matter of de­reservation and provide  a suitable reply to the Appellant with 

a copy to the Commission by 5 June, 2010. .

6. The appeal is accordingly disposed of.

 (Annapurna Dixit)
Information Commissioner
Authenticated true copy:

(G.Subramanian)
Deputy. Registrar

Cc:

1. Shri P.P.Baby
All India Radio
Port Blair
Andaman & Nicobar Islands
Port Blair

2. The PIO
M/o Information & Broadcasting
(BA­E Section)
A­Wing, Shastri Bhawan
New Delhi

3. The Appellate Authority
M/o Information & Broadcasting
(BA­E Section)
A­Wing, Shastri Bhawan
New Delhi

4. Officer incharge, NIC

5. Press E Group, CIC