Central Information Commission CIC/AD/C/2009/001098 Dated August 9, 2010 Name of the Applicant : Shri Basudev Thakur Name of the Public Authority : M/o Railways Background
1. The  Applicant  filed  an  RTI  application  dt.20.4.09  with  the  PIO,  M/o  Railways  requesting  forÂ
information  against  5  points  relating  to  his  service  record.  Shri  V.K.Samuel,  APIO  transferred  the  RTIÂ
application to CPIO, Northern Railway HQ on 28.5.09. The CPIO, Northern Railway HQ further transferred theÂ
RTI application to DRM Office, Northern Railway, Ambala on 4.6.09 On not receiving any reply from the DRM’sÂ
office,  the Applicant  filed a  complaint dt.24.6.09 before CIC. The Commission vide its order dt.14.6.10Â
directed the PIO to provide complete information by 30.7.10 and also to appear before the Commission onÂ
9.8.10 at 11.30 am along with all the relevant files/documents and also with the response to the showcauseÂ
notice issued to him vide the order mentioned hereinabove. The Commission received a rejoinder dt.19.7.10Â
from Shri T.R.Sharsar, PIO, DRM Office, Northern Railway, Ambala who stated that the RTI application wasÂ
received on 4.6.09 from Northern Railway HQ and that the same was forwarded to Sr.DPO on 8.6.09 and byÂ
Sr.DPO to Sr.DENÂII, Ambala on 10.6.09.  The reply was received from Sr.DENÂII, Ambala on 1.7.09 andÂ
complete information was forwarded to the Applicant on 3.7.09.  He also enclosed a  copy  of the replyÂ
provided along with his rejoinder.
2. The Bench of Mrs. Annapurna Dixit, Information Commissioner, scheduled the hearing for  August 9,Â
2010. Â
3. Shri  T.R.Sharsar,  Sr.DMM,  Ambala  and  Shri  Rakesh  Kumar,  SO/RTI  represented  the  PublicÂ
Authority.
4. The Applicant was present during the hearing.
Decision
5. Shri Sharsar, PIO, Ambala submitted that the Complainant had not worked under SE/P.Way/BTI fromÂ
the year 1979 to 1990, as claimed by him .  The Complainant refuted this statement by producing aÂ
letter written by the then PWI Shri Hukam Chand before the Commission, clearly indicating the factÂ
that  the  Complainant  had  indeed worked in the Bhatinda office during the said period and thatÂ
genuine efforts had not been made to locate the service book of the Complainant.   When theÂ
Commission pointed this out to the Respondents, the PIO Ambala stated that the  Sr.DENÂII, AmbalaÂ
had given the reply that he  had personally inspected the records and that the Complainant’s serviceÂ
book was not available in them.  Shri Sharsar also added that Sr.DENÂII had not come for the hearingÂ
despite directions issued to him. The concerned authorities in the office may take up this issue andÂ
take appropriate action against the Sr. DENÂII, Ambala.
6. The Commission after hearing the submission from both parties advises the Appellant to inform theÂ
PIO, DRM Office, Northern Railway, Ambala the dates on which he had worked during that periodÂ
and  directs  the  Sr.DENÂII,  Ambala  and  the  PIO  Bhatinda   provide  the  service  book  to  theÂ
Complainant as sought by him and in the event it cannot be located, to reconstruct the service bookÂ
and provide the same to the Appellant by 15.9.10 and the Complainant to submit a compliance reportÂ
to the Commission by 16.9.10.
7. Since there is no fee payable at the appeal stage , the IPO No.78E 395469 for Rs.10/ is beingÂ
returned to the complainant.
8. The Commission ordered accordingly.
 (Annapurna Dixit)
Information Commissioner
Authenticated true copy:
(G.Subramanian)
Deputy Registrar
Cc:
1. Shri Basudev Thakur (along with IPO No.78E 395469)
S/o Late Parmeswar Thakur
Godiya, Khagda
Navgachiya, Bhagalpur
Bihar
2. The PIO
Ministry of Railways
Railway Board
Rail Bhawan
New Delhi
3. Officer incharge, NIC